Peducate.ir
با هم بیاموزیم
Peducate.ir
با هم بیاموزیمآموزش اکسس بخش اول
آموزش اکسس بخش اول
مقدمه مدیریت پایگاه داده ها (چه داده های متنی یا تصویری یا غیره) شاید مهمترین کاربردی بوده است که همواره از کامپیوترهای تجاری خواسته شده است. به همین دلیل در چند سال گذشته قبل از ظهور محیطهای مبتنی بر رابط گرافیکی شاهد حکومت زبان Cobol بر امپراطوری کامپیوتر بودیم. بعد از این امر ظهور نرم افزار dBase و فروش حیرت آور آن خبر از همین احتیاج مبرم به پایگاه داده ها می داد. باز در این عرصه نیز شرکت مایکروسافت بیکار ننشست و Access که کاستیها و اشکالات نرم افزار های قبلی را برطرف نموده و کار با داده ها را به صورت فوق العاده ای راحت تر میکند عرضه کرد.
این نرم افزار که همراه با کار در محیط کاملا گرافیکی ویندوز حتی قابلیت نصب در شبکه و اینترنت را نیز دارد بدون شک یک نیاز شرکتهای تجاری, نرم افزار نویسان, طراحان صفحات وب و حتی برای اشخاص معماما برای کنترل داده ها و اطلاعات خود بوده است. ما در این دوره آموزشی شما را با قابلیت access آشنا کرده و شاید اگر اغراق نکرده باشم شما را استاد این نرم افزار بی نظیر خواهیم کرد شما نیز لحظه به لحظه به آشنایی با قابلیتهای این نرم افزار به طور حتم مشتاق یاگیری هرچه سریع آن خواهید شد. قابل ذکر است که ما در این دوره نرم افزار اکسس 2000 را برای آموزش انتخاب کرده ایم که البته نسخه های دیگر این نرم افزار فرق چندانی با نسخه 2000 آن ندارد و شما می توانید با یادگیری این نسخه با ان نیز به راحتی کار کنید. (البته توصیه خود من به استفاده از نسخه 2000 است) آشنایی با اکسس اکسس که یکی از نرم افزار های موجود در بسته نرم افزاری آفیس است برای ساماندهی و کنترل و مدیریت پایگاه داده ایجاد شده است. این نرم افزار دارای قابلیتهای بسیار است، مانند ایجاد صفحه ورود اطلاعات به شکل دلخواه. به عنوان مثال وقتی شما می خواهید اطلاعات موجود در یک چک را در کامپیوتر خود ذخیره کنید شما با استفاده از نرم افزار اکسس می توانید صفحه ای درست همانند صفحه چک ایجاد کنید و اطلاعات را به صورت کاملا گرافیکی در آن وارد کنید.
شما پس از ایجاد پایگاه داده هایتان حتی می توانید از آنها گزارش گرفته و یا در بین اطلاعات خود جستجو کرده البته تمامی این امکانات را شما با دستان قدرتمند خود ایجاد خواهیدکرد. از موارد استفاده نرم افزار اکسس به طور شهودی می توان به استفاده آن در بخش حسابداری یک شرکت و یا نگهداری اطلاعات اشخاص عضو در سایتتان و حتی نگهداری اطلاعات کارمندان (حتی عکس آنها) و موارد بسیار متنوع دیگر اشاره کرد. شما پس از ایجاد این پایگاه داده حتی می توانید آن را در شبکه در اختیار دیگران قرار داده یا بر روی آن کلید رمز گذاشته یا حتی در سطح کاربران مختلف مقدار دسترسی هر کاربر را تعیین کنید. روش ادامه درس ما در جلسات بعدی به صورت زیر خواهد بود:
ابتدا آشنایی با محیط اکسس و آمادگی کامل بر آن کار با help نرم افزار(به صورت مختصر) آشنایی با پایگاه داده های نمونه بررسی و کار با اجزای اصلی طراحی یک پایگاه داده جدید کار با جدولها کار با داده ها کار با بازجست ها :Query) کار با فرمهای ورود اطلاعات کار با گزارشها خودکارسازی با ماکروها نرم افزار نویسی با مدولها کاربرد پیشرفته اجزای اکسس حفظ امنیت در پایگاه داده کار با نرم افزار های کمکی اکسس سوالات خود را به طور کامل بیان کنید تا امکان پاسخگویی به آنها باشد. برای مطالعه ی این دوره ی آموزشی نیاز است کاربران محترم آشنایی مقدماتی با محیط Windows داشته باشند. جهت نصب و اجرای نرم افزارهای Office که اکسس نیز شامل آن می شود، نیاز به سیستمی با مشخصات ذیل می باشد: - حداقل سیستم مورد نیاز پنتیوم 233 - 16 مگابایت Ram - حدود 600 مگا بایت فضای آزاد شروع کار با اکسس در درس قبل با قابلیتها و کاربردهای اکسس آشنا شدید و ضرورت استفاده از این نرم افزار در جهات مختلف زندگی آشنا شدید و با توجه به کارکرد راحت اکسس و شی گرا بودن آن اکسس نسبت به نرم افزار های دیگر مدیریت پایگاه داده ها امتیازات بیشتری دارد.
مفهوم شی گرائی
وقتی که در مورد یک نرم افزار از مفهوم شی گرایی صحبت می کنیم یعنی در هنگام کار با آن همواره با شی های مختلف سروکار دارید و حتما لازم نیست که زبان نرم افزار نویسی خاصی بلد باشید یعنی در واقع شی گرایی کنترل و مدیریت اشیا و نحوه قرارگیری آنها به جای استفاده از دستورات است. به عنوان مثال وقتی ما می خواهیم در محیطی مانند FoxPro یک دکمه ایجاد کنیم که هنگام فشاردادن آن اطلاعات کاربری مشتری در جدول ثبت شود باید دستورات بسیار پیچیده و ویژه ای بنویسیم اما در محیط اکسس کافی است از بخش ابزار با استفاده از شی دکمه (وسیله ای جهت ساخت دکمه های مختلف) این دکمه را به راحتی ایجاد می کنیم. آغاز کار با اکسس: شما بعد از نصب بسته نرم افزاری آفیس می توانید با رفتن به بخش start سپس بخش programs و انتخاب Microsoft access وارد محیط اکسس شوید. البته بسته به نحوه نصب شدن نرم افزار ممکن است نرم افزار اکسس در بخش ذکر شده نباشد و به صورت معمول این نرم افزار در این بخش قرار می گیرد.
گزینه های موجود در محیط پنجره ورودی اکسس به ترتیب شامل موارد زیر است:
Blank access database: با استفاده از این گزینه شما می توانید یک پایگاه داده جدید ایجاد کنید.
Access database wizards: با استفاده از این گزینه شما می توانید با استفاده از جادوگر اکسس که کار شما را بسیار آسانتر می کند یک پایگاه داده بسازید.
Open an existing file: با این گزینه شما می توانید پایگاه داده ای را که قبل ایجاد کرده اید برای ایجاد تغییرات دوباره باز کنید.
از کادر زیر بخش قبل شما می توانید پایگاه داده ای را که به تازگی برروی آن کار کرده اید باز کنید. بعد از انتخاب گزینه مورد نظر شما باید با زدن Ok به مرحله بعدی بروید.
اگر هم خواستید با زدن دکمه Cancel به محیط اکسس وارد شوید. (فعلا برای آشنایی با محیط اکسس Cancel را بزیند) ضمن قابل ذکر است که برای ساختن پایگاه داده جدید آنرا باید در همان ابتدا ذخیره کنید و اینگونه نیست که بعد از پایان کار آنرا ذخیره کنید.
آشنایی با محیط کار
محیط کار اکسس بسیار شبیه محیطهای دیگر ویندوز است و کار با آن بسیار آسان است. حال به صورت کوتاه به معرفی بخشهای مختلف محیط کار می پردازیم:
میله عنوان (Title bar): عنوان پایگاه داده در حال کار در این بخش ثبت می شود و همچنین کنترل پنجره اکسس از همین بخش صورت می گیرد(چون فرض ما بر این است که شما بر محیط ویندوز و کنترل پنجره ها مسلط هستید نیاز به توضیح بیشتر نیست).
میله منو (Menu bar): در این میله شما به وسیله منوهای مختلف اقدام به ایجاد. کنترل و ویرایش پایگاه داده می کنید. در زیر توضیح کوتاهی در مورد هر منو آمده است.
الف) File (فایل): دستورها لازم برای بازکردن و بستن پایگاه داده. دریافت داده از سایر پایگاه داده ها. ذخیره داده ها. تغییر خصوصیات پایگاه داده. چاپ و غیره
ب) Edit (ویرایش): دستورها لازم برای ویرایش و وارد کردن داده ها
پ) View (مشاهده): دستورها لازم برای انتخاب اجزا مختلف پایگاه داده. تغییر خصوصیات پایگاه داده فعال و غیره را در اختیار شما می گذارد.
ت) Insert (درج): دستورها لازم برای درج اقلام مختلف پایگاه داده
ج) Tools (ابزارها): دستورها لازم برای اجرای نرم افزار های کمکی مختلف. تحلیل پایگاه داده. امنیت و گزینه های متفاوت پیشرفته پایگاه داده
چ) Windows (پنجره ها): دستورها لازم برای تغییر آرایش پنجره ها در محوطه کاری پایگاه داده
ح) Help (کمک): دسترسی به کمک مستقیم
میله ابزار (Tool bar): در این بخش تعدادی از دستورها ضروری و پراستفاده در نرم افزار قرار دارد.
محوطه کاری پایگاه داده: در این محوطه بزرگ شما بر روی پایگاه داده کار می کنید و داده ها را به آن می افزایید و آنها را ویرایش می کنید.
دستیار: این دستیار برای آن است که شما سوالات احتمالی ممکن خود را به طور مستقیم از او پرسیده و او با جستجو در خود نرم افزار و همچنین اینترنت تا حد ممکن جواب شما را پیدا کند(البته به صورت انگلیسی)
میله وضعیت: در میله وضعیت اطلاعاتی راجع به کاری که انجام می دهید. نمایش داده می شود. و همچنین خطاها را مشاهده خواهید کرد. توجه به این نکته ضروری است که در بعضی مواقع که امکان استفاده از بعضی از دستورها موجود نمی باشد آنها به صورت غیر فعال در می آیند.
در اینجا باید این نکته هم ذکر شود که شما در هنگام انتخاب دستورها از منوها هم می توانید با استفاده از ماوس آنها را انتخاب کنید و هم از کلیدهای میانبر استفاده کنید. روش کار کلیدهای میانبر با استفاده از کلیدهای Ctrl و Alt و حرفی که در هر فرمان زیر آن خط کشیده شده است شما می توانید به صورت خیلی سریع به فشار همزمان آنها به فرمان دسترسی پیدا کنید. این قابلیت هنگامی مفید است که شما در محیط اکسس بسیار ماهر شده اید که دیگر نیاز به استفاده از ماوس ندارید. خروج از محیط اکسس: شما می توانید با انتخاب فرمان Exit از منو File از محیط اکسس خارج شوید. پایگاه داده های نمونه در درس قبل کار با اکسس را آغاز کردیم و در مورد محیط نرم افزار صحبت کردیم. در این درس قصد داریم ابتدا مختصرا در مورد Help در نرم افزار صحبت کنیم و سپس به صورت مفصل در مورد پایگاههای داده نمونه که در خود اکسس موجود است صحبت کنیم. دسترسی به راهنما: راهنمای نرم افزار برای کسانی که آشنایی کامل به زبان انگلیسی دارند می تواند مانند یک مرجع کامل و معتبر باشد مثلا هرگاه در مورد عملکرد پایگاه داده. طراحی جدول. یا تعریف بازجست مشکل داشتید می توانید از راهنمای نرم افزار که به زبان انگلیسی ساده و روان نوشته شده استفاده کنید و مسلما در مورد سوال شما چه در خود نرم افزار یا تحت وب جوابی پیدا خواهد شد.
در اکسس راههای مختلفی برای دسترسی به راهنما وجود دارد که متداولترین آنها استفاده از منو Help است. که فرمان های موجود در این منو را شرح می دهیم:
Microsoft access Help: این فرمان دستیار را فعال می کند در صورتی که دستیار فعال باشد وارد سیستم راهنمایی می شود. شما می توانید با انتخاب این گزینه سوالات خود را از دستیار بپرسید و او نزدیکترین جواب را به سوال شما خواهد داد این امکان بسیار می تواند برای شما مفید باشد و دستیار مانند یک شخص ماهر به تمامی سوالات شما به طریقی پاسخ خواهد داد.
Hide The Office Assistant: شما می توانید با استفاده از این فرمان دستیار را مخفی کنید و این در مواقعی به کمک شما می آید که دستیار قدرت دید شما در محیط را کاهش دهد.
What`s This: با استفاده از این گزینه ماوس شما به یک علامت سوال تبدیل می شود و هر کجایی از محیط که کلیک کنید در مورد آن شما را راهنمایی می کند.
Office On The Web: به کمک این گزینه می توانید به سایت ماکروسافت رجوع کنید و آخرین امکانات و اصلاحات در نرم افزار و همچنین متداولترین سوالها را بپرسید.
Detect and Repair: با استفاده از این گزینه اگر در نرم افزار اکسس شما ایرادی باشد به صورت اتوماتیک رفع می شود.
About Microsoft Access: در مورد نسخه فعلی اکسس اطلاعاتی در اختیار شما می گذارد. یکی دیگر از راهنمایی ها که در اکسس موجود است راهنمای شناور است به این ترتیب که با نگه داشتن نشانه ماوس بر روی یک فرمان به مدت چند ثانیه اسم و شاید راهنمایی کوچکی در مورد آن فرمان ظاهر شود. با توجه به اینکه بیشتر خوانندگان این درس با محیط ویندوز و راهنمای آن آشنا هستند و راهنمای اکسس نیز مانند آن است من نیاز بیشتری به توضیح نمی بینم. سیری در پایگاه داده های نمونه: در اکسس چهار پایگاه داده نمونه وجود دارد که می توانید آنها را باز کرده. بررسی نموده و یا مورد استفاده قرار دهید.(البته این نکته قابل ذکر است که شما حتما باید در موقع نصب این پایگاهها را انتخاب کرده باشید تا نصب شوند وگرنه با قراردادن CD در درایو و نصب دوباره آنها کار را دنبال کنید).
این پایگاهها برای کسانی که تازه شروع به کار با اکسس می کنند بسیار مفید است و چیزهای مفیدی را در برمی گیرد. بعد از نصب پایگاه داده نمونه شما می توانید با استفاده از منو File و گزینه Open به پوشه Samples در جایی که اکسس را نصب کرده اید رفته و پایگاه داده را بازکنید(امکان دارد این پایگاه داده به صورت پیش فرض در پایین ترین بخش منو File موجود باشد) ما در این درس به توضیح پایگاه داده North wind خواهیم پرداخت. قبل از شروع کار باید این نکته را ذکر کنم که تمامی فایلها و جدولهای اکسس در فایلی با پسوند MDB ذخیره می شود. پایگاه داده North wind امکان تمرین با یک نرم افزار پایگاه داده کامل را به شما می دهد. این پایگاه داده یک نرم افزار کنترل موجودی برای شرکت فرضی North wind Traders است. بعد از باز کردن این پایگاه داده که ممکن است مدتی طول بکشد. صفحه ابتدایی ظاهر می شود که شما می توانید با کلیک روی Ok این پنجره را رد کنید. بعد از این کار پنجره Database این پایگاه نشان داده خواهد شد. این پنجره جایی است که اکثر کارهای اکسس در آن انجام می شود. این پنجره هفت شاخص دارد که شما را به شش جز اصلی Access می برد.
برای حرکت در صفحات پنجره Database با ماوس برروی شاخصهای کناری پنجره کلیک کنید. کلماتی که در هر صفحه مشاهده می کنید. معرف جداول، پرسانه ها، فرمها، گزارشها، ماکروها و نرم افزار های خاص این پایگاه است. مثلا نام یکی از جداول پایگاه داده Shippers است. اگر برروی هر یک از جداول دوبار کلیک کنید جدول مورد نظر باز می شود. دیگر موارد را نیز می توانید با دوبار کلیک باز کنید به جز ماکروها که این اشیا به دلیل اینکه شما تازه کار هستید از دسترسی شما حفاظت می شوند و من پیشنهاد می کنم زیاد با آنها ورنروید و این کار را به زمانی که به طور کامل با عملکرد آنها آشنا شدید موکول کنید. هنوز انتظار درک پایگاه داده های نمونه را به طور کامل نداشته باشید مثلا با کلیک زدن مکرر به روی جدول Orders Access جدول مورد نظر را نشان می دهد کاری که با این جدول می توانید انجام دهید این است که به سفارشات نگاه کنید. جدول مانند یک صفحه گسترده الکترونیکی که سطر و ستون دارد کار می کند. با جدول کارهای متنوعی می توانید انجام دهید اما در این مقطع فقط سعی کنید با اکسس، منوهای آن و صفحه رابط آن آشنا شوید.
در ادامه دروس جزئیات لازم برای آمادگی شما بر هر یک از این موارد ذکر خواهد شد. شما در این مرحله به تمامی فرمها و جدول یک نگاهی بیاندازید و سعی کنید که با آنها بیشتر از قبل آشنا شوید. در اینجا توضیحات من در مورد این پایگاه داده به پایان میرسه شما تا درس بعدی تمامی پایگاههای نمونه را یک مرور کلی کنید و با آنها آشنا شوید و این نکته را از یاد نبرید که عجله نداشته باشید با تمامی بخشها به مرور آشنا خواهید شد تا اینجا که شما می توانید در بین پایگاهها به راحتی گردش کنید کار بسیار موثری انجام داده اید.
