Peducate.ir
با هم بیاموزیم
Peducate.ir
با هم بیاموزیمآموزش اکسس بخش هفت
آموزش اکسس بخش هفت
اگر به یاد داشته باشید در پنجره Design View ما برای تعریف کردن فیلدها از سه ستون Field Name و Data Type و Description استفاده می کردیم و همچنین گفته شد که Field Name برای شرح نام Field و Description برای توضیح Field برای استفاده های بعدی می باشد.
اما نکته ای که اینجا قابل ذکر می باشد ستون Data Type می باشد که نوع داده های هر Field را معین می کند مثلا داده های از نوع متن، عدد، تاریخ و غیره که تمامی موارد در زیر به طور کامل شرح داده خواهند شد. تعریف انواع داده ها: هر داده ای نوع خاصی دارد. هرفیلد جدول، داده هایی از یک نوع خاص را می تواند در خود جای دهد. مثلا برای فیلدی با اسم ''نام کارگر'' باید داده هایی از نوع متن تعریف شود تا تمامی رکوردهای ثبت شده در این Field دارای یک نوع داده و آن هم از نوع متن باشند. لذا هرگاه جدولی طراحی می کنیم باید نوع داده هر Field را از فهرست پایین جهنده ستون Data Type انتخاب کنیم.
برای نمایش فهرست ستون Data Type کافی است بر روی فلش موجود در این ستون کلیک کنیم تا فهرستی از نوع تمامی داده هایی که می شود در اکسس ثبت کرد برای ما نشان داده شود. توجه: هنگامی که موردی را از فهرست بازشونده Data Type انتخاب می کنیم اکسس فهرستی از اطلاعات را در بخش زیرین پنجره نمایش می دهد که به آنها Field Properties (یا ویژگی ها فیلد) گفته می شود. مثلا وقتی ما فیلدی از نوع Text (متن) را از ستون بازشونده انتخاب می کنیم. در زیر همین پنجره ویژگی ها Field مربوط به متن برای ما نشان داده می شود. این ویژگی ها عنوان بخش بعدی ما می باشد که به طور مفصل شرح داده های خواهد شد که در این بخش ما تنظیمات جالب توجه ای داریم. حال در زیر به تشریح تمامی انواع داده ها می پردازیم:
داده از نوع Text(متن): از داده نوع Text در فیلدهایی که حروف، واژه ها، اسامی و عبارات را نگه می دارد استفاده می شود. لازم نیست که محتوای Field متن فقط متون الفبایی باشد بلکه می تواند اعداد و علایم خاص نیز باشد.
ولی توجه کنید که برای اعدادی که در محاسبات از آنها استفاده می کنید، از Field نوع متن استفاده نکنید. Field متن برای داده های مناسب است که می خواهید آنها را نگهدارید و نه آنهایی که قصد انجام محاسبه بر روی آنها را داشته و یا به عنوان تاریخ و زمان بکار ببرید. مثلا داده های با عنوان ''نام'' باید در این نوع Field ذخیره شوند. توجه: از Field متنی برای داده های با طول حداکثر 255 کاراکتر استفاده کنید. اگر طول داده بیش از این مقدار است، از داده نوع Memo استفاده کنید. همچنین دقت کنید که برای کنترل طول Field متنی، از ویژگی ها Field استفاده کنید(در بخش بعدی شرح داده خواهد شد) مثلا می توانید از اکسس بخواهید تا در هز رکورد Field متنی، تا 255 حرف را نگهدارد. آدرس و شماره تامین اجتماعی مثالهای کاملی از داده های متنی هستند که از اعداد و علایم خاص (مانند تیره و ویرگول) تشکیل می شوند.
داده از نوع Memo (یادداشت): از داده نوع Memo برای فیلدهایی استفاده می شود که تا 64000 کاراکتر (شامل حروف، اعداد و کارکترهای خاص) طول دارند. تعیین طول فیلدهای Memo ضروری نیست چون اکسس فقط به همان مقدار که لازم است برای آنها جا محاسبه می کند.
در واقع جدولهایی که Field Memo دارند، رکوردهایی با طول متغیر دارند، چون طول Field Memo در هر رکورد، با رکوردهای دیگر فرق دارد. مثال برای این نوع فیلد، فیلدی به نام ''توضیحات'' می تواند باشد. توجه کنید که اگر بخواهید متون شکل بندی شده ای مانند متون واژه پردازی شده در Word را در اکسس نگه داری کنید باید از داده های نوع OLE استفاده کنید نه داده های نوع Memo.
داده از نوع Number (عدد): هر داده ای از جدول را که بخواهید در محاسبات بکار ببرید، از نوع Number تعریف کنید. داده از نوع Number برای تمامی ارقام، بجز مقادیر پولی و ارقام با دقت زیاد که در محاسبات علمی بکار میرود مناسب است. (توجه کنید که از داده نوع Currency (ارز) برای ارقام پولی و دقت بالا استفاده می شود). اکسس در ارقام با دقت بالا زیاد دقیق نیست مگر اینکه از داده نوع Currency استفاده کنید. مثال برای داده های نوع Number می تواند مثلا شماره کدپستی یا شماره کارگری باشد.
داده از نوع Data/Time (زمان/تاریخ): داده های از نوع تاریخ و زمان را در فیلدهایی که نوع آنها Data/Time است نگهدارید. از این نوع داده در فیلدهایی مانند تاریخ استخدام و زمان ملاقاتها استفاده می شود. وقتی فیلدهای تاریخ و زمان را از نوع Data/Time محاسبه می کنید، اکسس به شما امکان مرتب کردن آنها را بر اساس تاریخ و زمان می دهد.
مثلا می توانید گزارشی از تمامی کرامندانی که تاریخ شروع به کار آنها اول مهرماه 1377 بوده است و یا فهرستی از تمامی حسابهایی که بیش از 60 روز به سررسید آنها مانده را چاپ کنید.
Field داده از نوع Currency (ارز): از این نوع داده ها برای نگهداری مقادیر پولی یا ارزی استفاده می شود. داده از نوع Currency، کاربر را مطمئن می سازد که مقادیر پولی/ارزی که در محاسبات بکار می روند به درستی گرد شده اند. (ولی یک مشکل کوچک در اکسس 2000 در این نوع Field برای ثبت نتایج به ریال وجود دارد) اکسس تمامی مقادیر پولی/ارزی را با 15 رقم در سمت چپ و چهار رقم در سمت راست نقطه اعشار(ممیز کسری) نگه می دارد، لذا می توانید اعداد با دقت بالا را در فیلدهای پولی نگه دارید. از مثالهای بارز این نوع Field مقدار حقوق کارمند را می توان ذکر کرد.
Field داده از نوع Auto Number (عدد خودکار): وقتی که فیلدی را را از نوع داده Auto number تعریف می کنید، با هر رکوردی که به جدول اضافه شود اکسس بطور خودکار عددی را در این Field نگه می دارد.
سه نوع ارقامی که اکسس در Field عدد خودکار نگه می دارد، عبارتند از:
اعداد متوالی: هنگامی که رکورد جدی را به جدول اضافه می کنید، اکسس رقمی متوالی را تخصیص می دهد که از 1 شروع می شود. مقادیر متوالی Auto Number معمولا برای کلید اصلی جدول بکار برده می شوند. اعداد تصادفی: اکسس در رکورد جدید به این فیلد، عددی منحصر به فرد و تصادفی را اختصاص می دهد. اعداد شناسائی انعکاسی: اکسس مقدار منحصر به فردی را به این Field تخصیص می دهد که پایگاه داده های تکرار شونده را با یکدیگر هماهنگ می کند.
فیلد داده از نوع Yes/No (بلی/خیر): فیلدی که از نوع Yes/No تعریف می شود به ازای Yes عدد 1- و به ازای No عدد 0 را دارا می شود. با استفاده از بخش Filed Properties در پنجره مذکور می توانید بسته به دلیل استفاده از فیلد، یکی از سه حالت Yes/No، True/False (درست یا غلط) یا On/Off (روشن و خاموش) را به کار ببرید. از موارد استفاده از این نوع داده می توان به متاهل بودن اشاره کرد که می تواند یا بله یا خیر را دربرگیرد.
Field داده از نوع شی OLE: این عبارت مخفف Object Linking and embedding (اتصال و نشاندن شی) است. اگر برنامه دیگری تحت ویندوز از OLE پشتیبانی کند یعنی بتواند شی قابل انتقال به برنامه دیگری را ایجاد کند آنگاه Field شی OLE در اکسس نیز قادر خواهد بود تا آن داده را در خود نگه دارد.
فیلدهای OLE برای نگهداری اشیایی از قبیل عکس، تصاویر ویدیوئی و صدا مناسب است. (همانطور که ملاحظه می کنید، پایگاه داده اکسس علاوه بر داده های عددی و متنی می تواند انواع متنوع دیگری از داده ها را نیز نگه دارد. ) وقتی که فیلدی از نوع OLE را در جدول قرار می دهید، می توانید علاوه بر مثلا اطلاعات مربوط به اقلام موجودی، تصویر آن را نیز به شکل یک شی OLE در درون Field OLE قرار دهد. به این ترتیب هنگامی که رکورد را نمایش می دهید، اکسس داده های رکورد را همراه با تصویر نمایش می دهد. برای نگهداری فیلدهای از نوع OLE در پایگاه داده اکسس به نرم افزاهای کمکی از قبیل برنامه های گرافیکی و یا صفه گسترده نیاز دارید.
داده از نوع Hyperlink (ابرمتن): این نوع Field برای نگهداری ابرمتنها بکار می روند. اگر تا حالا تجربه کار کردن با برنامه های طراحی صفحات وب یا کارکردن با کدهای HTML را داشته باشید منظور از ابرمتنها را به خوبی می دانید. ابرمتنها در واقع لینکهای اینترنتی هستند که ما را به صفحات مختلف در اینترنت هدایت می کنند مثلا ما اگر لینکی به صورت http: //www.Yahoo.com داشته باشیم و برروی آن کلیک کنید ما را به صفحه یاهو خواهد برد و در واقع این نوع Field از انواع فیلدهایی است که به ندرت مجبور به استفاده از آن می شویم. عملکرد آنها درست مانند فیلو از نوع متن می باشد با این تفاوت که در اینجا هر متنی را که برای نگهداری تایپ کنیم در واقع آن لینکی از به یک صفحه اینترنتی.
از موارد استفاده از این Field می توان به نگهداری آدرسهای اینترنتی مرتبط با شرکت اشاره کرد. داده از نوع Lookup Wizard (جادوگر جستجوگر): هنگامی که فیلدی از نوع Lookup Wizard ایجاد می کنید، اکسس با بکار گرفتن جادوگری به آن امکان می دهد تا بجای یک مقدار، فهرستی از مقادیر را نگهدارد. این Field می تواند فهرستی از مقادیر را از یک جدول یا بازجست و یا فهرستی از مقادیر ثابتی که در هنگام ایجاد Field تعریف کرده اید، (برای فهرستهایی که مقادیر ثابتی دارند) باشد. فرض کنید که شرکتی به پنج کشور کالا می فروشد. هنگام طراحی پایگاه داده می توانید با بکار انداختن Lookup Wizard، فهرست ثابتی از اسامی کشورها بسازید که در هنگام ورود داده ها به جدول، ظاهر شود. هنگام که کاربر بخواهد کشوری را انتخاب کند به جای تایپ نام کشور برای هر رکورد فقط باید از فهرست ثابت انتخاب کند. حال شما قادر به شناسایی انواع داده های موجود در اکسس می باشید و با نوع عملکرد آنها آشنا هستید و تا حدودی قار به ایجاد جدول هستید اما یک نکته در اینجا باقی مانده و آن خصوصیت انواع فیلدها می باشد که موضوع بخش آینده ما را تشکیل می دهد که موضوعی جالب می باشد .
خصوصیات فیلدها اگر به خاطر داشته باشید در دروس قبلی شروع به طراحی پایگاه داده های خود کردیم و در مورد پنجره Design View که ما را در طراحی جداول یاری می کند به طور مفصل صحبت شد. همچنین در بخش قبل در مورد انواع داده هایی که از طرف اکسس پشتیبانی می شود و شما می توانید از آنها در ایجاد جداول خود کمک بگیرید بحث کردیم. حال که ما با انواع داده ها آشنا شدیم وقت آن رسیده است که به تنظیم ویژگی ها این داده ها بپردازیم و این همان موضوعی است که در این بخش به آن پرداخته شده است. تعریف ویژگی ها فیلد: به محض آنکه شما نوع داده را از لیست بخش Data Type انتخاب کردید در پایین همان پنجره قسمتی که به Field Properties مشهور است در پایین گوشه چپ نمایان می شود که در این پنجره کوچک که دارای دو شاخص General و Lookup می باشد ما اقدام به تنظیم ویژگی ها Field می کنیم. بسیاری از فیلدهای ویژگی ها فیلد، اختیاری است. برخی از فیلدها به هیچ Field خاصه ای نیاز ندارند حال آنکه برخی دیگر از فیلدها به چندین Field خاصه نیاز دارند.
هر فیلدی که دارای نوع خاصی است همچنین دارای ویژگی ها مربوط به خود می باشد که با ویژگی ها دیگر فیلدها متفاوت می باشدمثلا ما از لیست باز شده Text را که Field متنی ایجاد می کند را انتخاب کردیم اگر به جای آن یک نوع دیگر Field مانند Number (اعداد) را انتخاب می کردیم ویژگی ها Field ما که در پایین پنجره معین است یعنی Field متنی ویژگی ها مربوط به خود را دارد و Field اعداد ویژگی ها متمایز از Field متنی این موضوع در مورد انواع دیگر داده نیز صدق می کند. همانطور که برای Field خود نوع داده ای را انتخاب کردیم مانند Text باید برای آن ویژگی ها مخصوص به خود را نیز ذکر کنیم. برای این کار می توانیم بر روی کادرهای موجود در بخش ویژگی ها Field کلیک کرده و مقدار مورد نظر خود را در آنها وارد کنیم که در طول این بخش ما با نحوه عملکرد کادرهای ویژگی ها Field آشنا خواهیم شد. بخش Field properties (خصوصیات فیلد) خاصه هایی از قبیل اندازه فیلد، شکل نمایش و تعداد اعشار را معین می کند. هر نوع Field داده، مجموعه فیلدهای خاصه خودش را دارد. در زیر به ترتیب به معرفی خاصه های مختلف هریک از انواع داده می پردازیم.
