Peducate.ir

Peducate.ir

با هم بیاموزیم
Peducate.ir

Peducate.ir

با هم بیاموزیم

آموزش اکسس بخش ششم

آموزش اکسس بخش ششم


طراحی یک پایگاه داده تازه

اگر قصد دارید که از جادوگر استفاده نکنید که به نظر من کار معقولانه ای است باید مراحل زیر را بپیمایید:

هنگام وارد شدن به اکسس از پنجره اولیه باز شده گزینه Blank access database راانتخاب کنید و اگر وارد محیط اکسس شده اید می توانید از منو File گزینه New را انتخاب کنید و از پنجره New در سربرگ General شکل database را انتخاب کرده و برروی Ok کلیک کنید.   

حال باید محل ذخیره شده پایگاه داده را انتخاب کرده و نامی برای آن انتخاب کنید که من مطمئن هستم با اینکار آشنایی لازم را دارید پس نامی برای پایگاه داده خود انتخاب کرده و بر روی Create کلیک کنید.

حال اکسس پایگاه داده را ایجاد کرده و صفحه خالی در برابر شما ظاهر شده است از این بخش به بعد باید آشنایی لازم را به کارهای پیشرفته داشته باشید. توجه کنید که هنگامی اصول کار اکسس را رفته رفته بهتر یاد گرفتید جادوگرها هم بهتر درک خواهید کرد.


میله ابزار پنجره Database

هنگامی که یک پایگاه داده تازه ایجاد کرده باشید میله ابزاری به وجود می آید. این میله ابزار در حالات مختلف تغییر می کند و امکانات دیگری را به شما می رساند. بخش مربوط به طراحی پایگاه داده تازه نیز در اینجا تمام می شود امیدوارم حالا شما قادر به ایجاد پایگاه داده ای تازه با استفاده از جادوگر شده باشید. در بخش بعدی یکی از مفاهیم پیشرفته و ضروری اکسس را یاد خواهید گرفت یعنی با تعریف جدول و نحوه عملکرد آن به صورت پیشرفته آشنا می شوید. تعریف جدول حال که با مفهوم ارتباطات آشنا شدیم و در بخش قبل کاربرد ویزارد و همچنین ایجاد پایگاه داده خالی را توضیح دادیم نوبت آن رسیده است که به سراغ مهمترین و اصلی ترین جز در یک پایگاه داده برویم و آن جداول می باشند. در این بخش قصد داریم با آنها آشنایی لازم را کسب کنیم.


در این بخش نحوه تعریف جداول پایگاه داده را توضیح خواهم داد. صرف نظر از اینکه ما برای ایجاد پایگاه داده از جادوگر استفاده کرده یا پایگاه داده خالی ایجاد کرده ایم آشنایی با نحوه ایجاد، جابجایی و تغییر جداول پایگاه داده امری ضروری و اجتناب ناپذیر است. همانگونه که قبلا هم گفته شد داده های موجود در پایگاه داده در جدولها جای می گیرند و تسلط بر جداول مهمترین مهارتی است که باید بعنوان کاربر اکسس داشته باشید. من در این بخش توضیح خواهم داد که چگونه جدول تازهی بخشت کنید. برای ایجاد جدول نخست باید انرا نامگذاری کنید و سپس نوع داده های درون انرا تعریف کنید. این امور که مربوط به طراحی جدول است یکی از ساده ترین کارها در اکسس است و البته جالب پس این بخش نکات قابل توجهی برای شما خواهد داشت.


ایجاد جدول تازه: وقتی که می خواهید یک جدول تازه ایجاد کنید، با کلیک کردن بر روی شاخص Tables در پنجره Database به صفحه جداول(Tables) می روید. (البته توجه کنید که این صفحه هنگامی که پایگاه داده را باز یا ایجاد می کنید به صورت پیش فرض ظاهر می شود). حال برای ایجاد جدولی تازه باید بر روی دکمه New در بالای پنجره Database کلیک کنید. هنگامی که بر روی این دکمه کلیک می کنیداکسس پنجره محاوره ای کوچکی به نام New Table را نشان می دهد. (کلید میانبری که شما می توانید برای دسترسی به این پنجره کوچک استفاده کنید کلید Alt+N می باشد که به سرعت شما را به این پنجره می برد).


در این پنجره باید انتخاب کنیم که می خواهیم ایجاد جدول را در چه محیطی ادامه دهیم که به نظر من حالت نمایشی Design بهترین حالت نمایشی برای ایجاد و کار با جدول است، برای ایجاد جدول گزینه Design View را از پنجره محاوره ای New Table انتخاب کرده و بر روی Ok کلیک کنید. برای آشنایی شما با دیگر گزینه های این پنجره یعنی New Table آنها را در زیر به طور خلاصه توضیح می دهم.


Datasheet View: جدولی کلی به شکل صفحه گسترده می سازد که می توانید داده های تازه را در آن اضافه کنید. این جدول بسیار ساده بوده و برای ایجاد پایگاه داده پیشرفته اصلا مناسب نیست.


Design View: امکان تعیین تمامی خصوصیات جدول تازه مثل نام فیلد، نوع داده، و حتی ملاحظات امنیتی، را فراهم می کند. این گزینه برای ایجاد هر گونه جدول مناسب است.


Table Wizard: امکان انتخاب از میان فهرستی از جادوگرهای از پیش نوشته شده را فراهم می سازد که از این جادوگرها برای ایجاد جداول خاص مثل فهرست پستی یا جدول موجودی استفاده می شود. من این گزینه را برای ایجاد جدول به هیچ وجه پیشنهاد نمی کنم.


Import Table: از یک فایل داده غیر اکسس، جدولی ایجاد می کند.


Link Table: از یک فایل داده اکسس یا غیراکسس، جدول دیگری می سازد. این جدول اتصالی را نگه می دارد که اگر فایل داده خارجی تغییر کند جدول اکسس نیز تغییر کند.


به موضوع اصلی برمی گردیم یعنی حالت نمایشی Design. این حالت نمایشی بیشترین میزان کنترل را برروی جدولی که قصد ایجاد آنرا دارید فراهم می سازد. هنگامی که برحالت نمایشی Design تسلط پیدا کردید، می توانید هر جدولی را ایجاد و اصلاح کرده و یا مطابق میلتان دستکاری کنید، و این شامل جداولی که با جادوگر ایجاد کرده این نیز می شود. بعد از انتخاب حالت Design View از پنجره New Table جدول تازهی را خواهید دید که اصول کار ما از اینجا شکل می گیرد.


لازم به یادآوری است که همانطور که قبلا گفتم برای رفتن از حالت نمایشی Design View به حالت نمایشی Datasheet View می توانید از منو View یا میله ابزار استفاده کنید. در میله ابزار اولین انتخاب که به شکل جدول کوچکی است برای اینکار طراحی شده است. شما می توانید میله ابزار را در بعد از باز شدن پنجره Design تغییر کرده است ببینید و با آن آشنا شوید و سعی کنید آنرا به خاطر بسپارید. ذکر این نکته قابل توجه است که اکسس همواره میله ابزار را تغییر می دهد را فرامین کارایی بهتری را ایجاد کنند. نخستین جدول خود را طراحی کنید: در میله عنوان پنجره Design View، نام جدول همراه با کلمه Table که معرف پنجره است، نشان داده می شود. اکسس به طور خودکار نخستین جدول را Table1 می نامد(یعنی شما در میله عنوان این عبارت را می بینید Table1: Table) اما هرگاه که بخواهید جدول را در فایل پایگاه داده ذخیره کنید، امکان تغییر نام وجود دارد. هر سطر در پنجره Design View یک فیلد را مشخص می کندیعنی در این پنجره ما می توانیم نوع فیلدها و نام آنها را در سطرها تعریف کنیم و کار اصلی این پنجره به شمار می رود. همانگونه که ملاحظه می شود، پنجره Design View دارای میله گردان عمودی در سمت راست است لذا در صورت تمایل تا 256 فیلد می توانید اضافه کنید و با استفاده از میله گردان قادر به حرکت بین فیلدها هستند. هنگامی که فیلدی می خواهیم اضافه کنیم باید در سه ستون پنجره Design View آن فیلد را به طور کامل تعریف می کنیم. در زیر وظیف هر یک از ستونها که در تعریف فیلدهای جدول کاربرد دارند تشریح شده است:


Field Name (نام فیلد): باید به هر فیلدنامی تخصیص دهید. طول نام آن تا 64 حرف می تواند باشد. نام فیلد باید عنوانی منحصر بفرد باشد. برای فیلدی که ارقام حقوق را نگه می دارد، بهترین نام حقوق یا مبلغ حقوق است. نام فیلد می تواند فضای خالی و سایر علایم خاص بجز نقطه، علامت تعجب، علامت تکیه صدا (') یا براکت را شامل شود. توجه داشته باشید که هنگام کار با جدول برای رجوع به فیلد از نام آن استفاده می شود.


Data Type (نوع داده): نوع داده ای را که در فیلد جای می گیرد را تعیین می کند. اکسس داده های مختلفی را دارا است. به عنوان مثال برای فیلد حقوق باید داده ای از نوع ارز یا انتخاب کرد. (در بخش آتی در این مورد به صورت مفصل توضیح خواهم داد).


Description (توضیح): توضیح اختیاری است و برای توضیح فیلد به کار می رود. می توانید منشا و محتوای فیلد را در آن تتوضیح کنید. توجه داشته باشید که پر کردن یا نکردن این بخش اصلا تاثیری در جدول نخواهد داشت.


توجه: ایجاد توضیح برای هر فیلد عاذت خوبی است. در هنگام توسعه بعدی برنامه، این کار بسیار سودمند خواهد بود. برای فیلدها اسامی معنی دار انتخاب کنیدتا بعدا داده های داخل فیلد از طریق نامش قابل شناسایی باشند. مثلا: تاریخ تولد، نام فیلد خوبی برای تاریخ تولد کارمند است، حال آنکه نامی مثل فیلد3، محتوای فیلد را مشخص نمی کند. مفهوم اولین و آخرین ستونهای جدول پنجره Design view یعنی ستونهای نام فیلد و توضیح از نامشان مشخص است. نام فیلد توضیح کوچکی از فیلد است و برای رجوع به فیلد و محتوای آن مورد استفاده قرار می گیرد. مثلا: در یک گزارش دستمزد اگر قرار باشد مقادیر حقوق که در فیلد حقوق ذخیره شده است چاپ شود به این فیلد رجوع می شود. فیلد توضیح بعنوان مرجعی برای مستندسازی محتوای فیلد به کار می رود. اکسس از این فیلد هیچ استفاده ای نمی کند، اما شما باید از این بخش برای توضیح هر فیلد پایگاه داده استفاده کنید. اگر با سایر همکاران برروی یک پروژه پایگاه داده کار می کنید، هریک از شما باید هر فیلدی را که به پایگاه داده اضافه می کنید را مستند کنید، تا دیگران از علت وجود فیلد کاملا آگاه باشند.


توجه: فیلدها را بیش از حد مستند نکنید. برای نمونه، یک ستون خالی توضیح بهتری از توضیحی است که تاثیری نداشته باشد. مثلا نوشتن توضیح ''فیلد سوم'' زائد بوده و در واقع توضیحی نمی دهد. بعلاوه توضیحی که مشابه نام فیلد باشدنیز غیرضروری است. هرفیلدی به توضیح نیاز ندارد. مثلا فیلدی با نام نرخ مالیات، در جدول دستمزد، به فیلد توضیح احتیاجی ندارد. اگر نامی که برای فیلد انتخاب می کنید بامعنی باشد اصلا به توضیح نیاز ندارد. ستون میانی در پنجره Design View نوع داده را تعیین می کند. برای این فیلد، به اطلاعات بیشتری نیاز دارید. داده های اکسس به اشکال مختلفی ظاهر می شوند. شکل داده های فیلد مشخص کننده کاری است که با فیلد و محتوای آن می توانید انجام دهید. ستون Data Type و کلیه موارد مربوط به آن در بخش بعدی توضیح داده خواهد شد. هرگاه فیلدی (یا فیلدهایی)را اضافه کردید که می خواهید کلید اصلی باشد، باید موقعی که نشانگر ماوس روی سطر موردنظر است دکمه Primary Key را از میله ابزار فشار دهید(دکمه ای که تصویر کلید روی آن است). یا می توانید با انتخاب سطر موردنظر از منو Edit گزینه Primary Key را انتخاب کنید. همچنین یک روش دیگر برای مشخص کردن کلید اصلی کلیک راست کردن برروی سطر مورد نظر و انتخاب Primary Key از منو ظاهر شده است. پس از انتخاب فیلد کلید اصلی اکسس در سمت چپ فیلد تصویر کلید را نشان می دهد. توجه کنید که هر جدولی که ایجاد می کنید باید حتما یک کلید اصلی داشته باشد در بخشهای پیش در مورد کلید اصلی به طور مفصل صحبت کردیم. پس باید به یاد داشته باشیم که در هنگام ایجاد جدول یک فیلد را به عنوان کلید اصلی انتخاب کنیم. توجه: برای اینکه بیش از یک فیلد را در کلید اصلی قرار دهید باید کلید Ctrl را پایین نگه دارید و همزمان سطرهایی را که می خواهید به عنوان کلید اصلی باشند انتخاب کنید سپس از میله ابزار Primary Key را کلیک کنید.


اکسس در سمت چپ کلیه فیلدهایی که جز کلید اصلی هستند تصویر کلید را قرار می دهد. توجه: اگر فیلد کلید اصلی را تعریف نکنید در هنگام بستن یا ذخیره کردن جدول طراحی شده اکسس از شما سوال می کند که آیا می خواهید چنین فیلدی داشته باشید اگر پاسخ Yes را بدهید اکسس فیلدی از نوع Auto Number (بعدا توضیح داده خواهد شد) به جدول اضافه کرده و آن را کلید اصلی قرار می دهد. اگر مطمئن هستید که هرگز به کلید اصلی نیاز ندارید (معمولا به یک فیلد کلید اصلی نیاز است) No را انتخای کنید. بخش تعریف جدول هم تمام شد حال شما می توانید جدول خود را ایجاد کنید اما یک مشکل کوچک وجود دارد و آن هم نوع داده های موجود در ستون Data Type می باشد نوع داده ها خود بحث مفصلی است که آنرا به بخش بعدی موکول می کنیم.

نظرات 0 + ارسال نظر
ایمیل شما بعد از ثبت نمایش داده نخواهد شد